Outlook agenda ZZP-ers koppelen aan Bessy
Als jullie regelmatig met dezelfde zzp-ers werken, is het handig om de agenda van deze zzp-ers te koppelen aan Bessy. Zo kan je afspraken direct in hun agenda plannen en kunnen zij aan de afspraak werken vanuit jullie Bessy omgeving.
Daarnaast kan Planbot na het koppelen van de Outlook agenda afspraken inplannen voor de zzp-er om zijn bestaande afspraken heen. Planbot houdt hierbij rekening met de locatie en duur van bestaande afspraken.
Samenwerken met een zzp-er
Wanneer de zzp-er de door jouw ingeplande afspraak in zijn agenda opent, kan hij de werklocatie zien en een link naar de taak in jullie Bessy omgeving. Door op deze link te klikken, kan de zzp-er de taak uitvoeren en informatie registreren.
De afspraken die al in de agenda van de zzp-er staan, worden ook met Bessy gesynchroniseerd en in het planbord weergegeven als afwezigheid. Er kunnen op deze momenten dus geen afspraken vanuit Bessy worden ingepland voor de zzp-er.
Al met al kan je met de Outlook koppeling niet alleen je afspraken voor zzp-ers optimaal plannen, maar zorg je er direct voor dat zij werken op jullie manier.
Bessy en Outlook koppelen
Voor het instellen van de koppeling tussen Bessy en Outlook kan je eerst het agenda item inhoud geven, waarna je de synchronisatie aanzet via de backoffice of de app. We zullen de stappen in deze guide met je doornemen.
De inhoud van het agenda item instellen
Als je taken gaat synchroniseren naar Outlook is het van belang dat je het agenda item de informatie meegeeft die voor jou en/of de buitendienst gebruiker belangrijk is.
De naam van de taak en de omschrijving van de taak staan al standaard ingesteld, maar je kan dit natuurlijk verder uitbreiden met tekst en andere variabelen. In de volgende stappen lees je precies hoe je dit kan doen.
Ga naar de Outlook integratie
Open het configuratiescherm en kies bij 'Integraties' voor 'Outlook'. Je kan nu rechtsboven op het tandwiel klikken om de Outlook instellingen te beheren.
Titel en omschrijving aanpassen
Nu kan je de titel en omschrijving van het agenda item aanpassen, zoals die zichtbaar zal zijn in de Outlook agenda van de buitendienst gebruiker. Als je andere variabelen wil gebruiken, kan je de variabelen vanuit een e-mail template kopiëren en gebruiken. Je kan naast variabelen ook gewoon tekst toevoegen aan de omschrijving.
Outlook synchroniseren
Na het aanpassen van de titel en omschrijving kan je kiezen of je:
Taken naar Outlook wil synchroniseren
Opties naar Outlook wil synchroniseren
De afwezigheid vanuit Outlook wil synchroniseren
Per onderdeel kan je je voorkeur instellen door voor 'Ja' of 'Nee' te kiezen. Vervolgens kan je klikken op 'Klaar' voor het opslaan van de instellingen.
De Outlook agenda aan je Bessy omgeving koppelen
De laatste stap is het koppelen van de Outlook agenda van de buitendienst gebruiker aan jouw Bessy omgeving. Dit kan zowel via de backoffice als de app.