Categorieën en taaksoorten praktisch indelen
Categorieën en taaksoorten inrichten in Bessy. Hoe doe je dat? Geen zorgen, het is écht geen hogere wiskunde. Pak een kop koffie en ga er even goed voor zitten, dan beloof ik je dat je over een paar minuten al de eerste taaksoorten hebt aangemaakt.
Twee manieren voor het inrichten van categorieën en taaksoorten
Als je categorieën en taaksoorten in Bessy nu goed inricht, kan je straks super efficiënt werken. Zo kunnen nieuwe taken bijvoorbeeld automatisch worden aangevuld met belangrijke gegevens. Dat scheelt weer een hoop tijd 😄
Er zijn twee manieren waarop je categorieën en taaksoorten kan inrichten:
Op basis van werkzaamheden
Op basis van opdrachtgevers
Op basis van werkzaamheden
Als bedrijf kan je je werkzaamheden vaak onderverdelen in verschillende categorieën. Denk bijvoorbeeld aan ‘installatie’, ‘onderhoud’ en ‘service’. Onder deze categorieën vallen verschillende werkzaamheden. Deze worden in Bessy taaksoorten genoemd. In de categorie ‘onderhoud’, zijn taaksoorten bijvoorbeeld ‘klein onderhoud’ en ‘groot onderhoud’.
Categorieën en taaksoorten kunnen er bijvoorbeeld als volgt uit zien:
Installeren
- Installatiepakket klein
- Installatiepakket groot
Onderhoud
- Onderhoud klein
- Onderhoud groot
Service
- Storing A
- Storing B
Op basis van opdrachtgevers
Ben je een bedrijf dat werkt met grote opdrachtgevers? Dan ben je vaak veel tijd kwijt aan het nakomen van specifieke eisen. Gelukkig is Bessy hier om je te helpen!
In Bessy kan je specifieke eisen koppelen aan je taaksoort, waardoor deze automatisch voor elke nieuwe taak zijn vastgelegd. Denk bijvoorbeeld aan het gebruiken van bepaalde producten, een specifieke huisstijl of een vaste factuurrelatie. Als je op deze manier in Bessy wilt werken, kan je categorieën en taaksoorten het beste per opdrachtgever indelen.
Dit kan er dan als volgt uitzien:
Opdrachtgever A
- Installatie pakket klein
- Installatie pakket groot
- Onderhoud klein
- Onderhoud groot
- Storing A
- Storing B
Opdrachtgever B
- Installatie pakket klein
- Installatie pakket groot
- Onderhoud klein
- Onderhoud groot
- Storing A
- Storing B
De voordelen van deze inrichting zijn dat je per taaksoort:
✓ Specifieke producten kan toevoegen
✓ Specifieke checklists kan laten uitvoeren
✓ Een specifieke tijdsduur kan opgeven
✓ Een specifieke huisstijl kan gebruiken
✓ Een vaste factuurrelatie kan instellen
Je leest hieronder direct hoe je de categorieën en taaksoorten kunt aanmaken.
Categorie aanmaken
Als je weet welke indeling past bij jouw bedrijf, kan je de categorieën en taaksoorten gaan aanmaken. Een categorie bestaat uit de volgende eigenschappen:
Naam
Schrijf een naam op voor je categorie, bijvoorbeeld ‘onderhoud’ of ‘opdrachtgever X’.
Omschrijving
Beschrijf je categorie kort maar krachtig.
Icoon
Personaliseer je categorie met een icoon. Van een kat tot een raket, alles mag 👍 Je kan je icoon hier uitzoeken.
Actief
Zet de categorie op actief of non-actief. Let op:
Je kan categorieën alleen verwijderen als er nog geen taken onder vallen. Anders kan je de categorie op non-actief zetten.
Als de categorie non-actief is, kan je hem niet meer kiezen bij het aanmaken van een taak.
Bestaande taken met een inactieve categorie blijven gewoon intact.
Taaksoort aanmaken
Last but not least, zijn we aangekomen bij het aanmaken van een taaksoort. Een taaksoort bestaat uit de volgende eigenschappen:
Type
Hier omschrijf je de naam van de taaksoort, bijvoorbeeld: ‘installatiepakket klein’ of ‘storing A’.
Actief
Zet de taaksoort op actief of non-actief. Let op:
Je kan taaksoorten alleen verwijderen als er nog een taken onder vallen. Anders kan je de taaksoort op non-actief zetten.
Als de taaksoort non-actief is, kan je hem niet meer kiezen bij het aanmaken van een taak.
Bestaande taken met een inactieve taaksoort blijven gewoon intact.
Taaknaam
Bij het aanmaken van de taak wordt standaard de naam van je taaktype overgenomen. Maar deze naam is niet altijd allesomvattend. Als je bijvoorbeeld een categorie ‘onderhoud’ hebt en een taaksoort ‘klein’, dan is de taaknaam ook ‘klein’. Daar heeft de buitendienst natuurlijk niet zoveel aan. Het is in dit geval beter om de taaknaam te veranderen in ‘onderhoud klein’.
Werkomschrijving
Hier kan je kort beschrijven uit welke werkzaamheden de taak bestaat. Wat valt er bijvoorbeeld onder ‘onderhoud klein’? Door het hier te specificeren weet een buitendienstmedewerker precies wat er moet gebeuren.
Tijdsduur
Je kan hier opschrijven hoe lang het uitvoeren van de taak duurt.
Handtekening
Als je kiest voor een verplichte handtekening, kan de taak na het tekenen pas worden uitgevoerd.
Bijlagen
Je kan verschillende bijlagen aan je taaksoort toevoegen. Van PDF bestanden tot foto’s en Excellijsten.
Checklist
Buitendienstmedewerkers kunnen de checklist gebruiken om de taak na het uitvoeren te controleren. De checklist wordt automatisch aan taken toegevoegd en kan bij het aanmaken van een taak nog altijd aangevuld worden. Super handig dus!
Producten
Je kan hier beschrijven welke producten er worden gebruikt voor het uitvoeren van deze taaksoort.
Plannen vanaf
Zit er een wachttijd van twee weken op een benodigd product? Dan kan je er met deze instelling voor zorgen dat de taak pas over 14 dagen mag worden uitgevoerd.
Meldingen
Je kan hier uit verschillende meldingen kiezen. Let op:
Als je hier een melding kiest, kan de gebruiker bij het aanmaken van een taak alleen nog maar uit de geselecteerde meldingen kiezen.
Als je later meer meldingen in het systeem toevoegt, worden deze niet automatisch geselecteerd.
Tags
Tags kan je aan taaksoorten hangen om bepaalde eigenschappen in de spotlight te zetten. De tags zijn vervolgens zichtbaar in het planbord en je kan tags gebruiken om je taken te filteren. Wil je bijvoorbeeld zien welke taken prioriteit hebben, dan heb je dit binnen één muisklik op een rijtje staan.
De tags worden door onze klanten op 1001 manieren gebruikt. Super cool! (al zeggen we het zelf 😉)
Aanmaken door
Selecteer hier wie er taken onder deze taaksoort kan aanmaken. Je kan kiezen voor de binnendienst, buitendienst of een klant (via het portaal).
Factuurrelatie
Selecteer hier een factuurrelatie naar wie de factuur voor deze taaksoort wordt doorgestuurd. Dit is vooral handig wanneer je werkt met verschillende taaksoorten per opdrachtgever.