Aan de slag met Planbot!
Meet Planbot! 🤖 Planbot helpt je met het optimaal inplannen van afspraken. Hierbij houdt Planbot rekening met de beschikbaarheid van je klant en de meest duurzame routes voor je buitendienst. Met Planbot wordt het inplannen van afspraken appeltje-eitje. Maar voordat Planbot zijn werk optimaal kan doen, moet Planbot worden ingesteld naar jouw voorkeuren. In deze guide doorlopen we alle stappen die hiervoor nodig zijn.
Planbot configureren
Je kan Planbot configureren door het configuratiescherm in je Bessy omgeving te openen en te klikken op Planbot. Hier kan je het volgende instellen:
Aantal opties: dit zijn het aantal planning opties dat Planbot voorstelt aan de klant of jou om uit te kiezen. Je kan hieronder ook instellen na hoeveel uren of minuten deze planning opties verlopen.
Dynamische speling: je kan hier de speelruimte instellen die Planbot krijgt om taken te verplaatsen in de planning.
Max reistijd: je kan hier instellen hoeveel uur een medewerker maximaal mag rijden van de vertreklocatie tot eerste werklocatie en na de laatste werklocatie terug naar de vertreklocatie. Je kan ook instellen hoeveel de reistijd maximaal per dag mag zijn en wat de invloed hiervan mag zijn op de route.
Plannen vanaf: dit zijn het aantal dagen, gezien vanaf het moment dat je de taak gaat inplannen, vanaf wanneer de opties kunnen worden gegenereerd. Dus als ik vandaag opties genereer en ik heb dit ingesteld op 7 dagen, dan mag Planbot opties genereren vanaf over een week.
Plannen tot: dit is tot wanneer er opties gegenereerd kunnen worden. Als dit bijvoorbeeld 30 dagen is, dan kan Planbot tot 30 dagen de beste opties genereren.
Forceer opties: door hiervoor toestemming te geven zal Planbot altijd een planning optie proberen te geven, ook als er volgens Planbot geen goede optie is.
Tijdstip voorspellen: je kan hier aangeven of je wil dat Planbot het tijdstip van de afspraak voorspelt en communiceert naar de klant.
Reistijd start dag: je kan hier aangeven of je wil dat Planbot de reistijd aan de start van de dag meerekent.
Reistijd einde dag: je kan hier aangeven of je wil dat Planbot de reistijd aan het einde van de dag meerekent.
Automatisch optimaliseren: hiermee geef je Planbot toestemming om afspraken te verplaatsen zodat er ruimte vrijkomt voor nieuwe planning opties.
Planning condities instellen
Zodra je alles voor Planbot hebt ingesteld, kan Planbot je gaan helpen met het inplannen van afspraken. Dat begint met het aanmaken van een taak, die je de juiste planning condities meegeeft zodat Planbot ermee aan de slag kan gaan.
Nieuwe taak voorzien van juiste planning condities
Als je een nieuwe taak aanmaakt, is het handig om de taak te voorzien van de juiste planning condities. Je kan bij het aanmaken van een nieuwe taak de volgende planning condities instellen:
Planbaar vanaf: dit hoeft niet te worden ingesteld. Vooral niet als je in de Planbot configuratie bij 'Plannen vanaf' al een aantal dagen hebt ingevuld.
Planbaar tot: dit hoeft ook niet te worden ingesteld. Vooral niet als je in de Planbot configuratie bij 'Plannen tot' al een aantal dagen hebt ingevuld.
Aangepaste speling: je kan hier eventueel een aangepaste speling instellen voor de taak of de taak vastzetten op een vaste tijd.
Je kan de planning condities ook nog aanpassen voor bestaande taken. Hiervoor kan je de taak openen en in het taakvenster achter 'Planning' klikken op de button met de kalender.
Planning opties genereren met Planbot
Nu je Planbot jouw voorkeuren voor de taak hebt meegegeven, is het tijd voor Planbot om planning opties te genereren. Hiervoor kan je de taak openen in het Takenoverzicht of op het Planbord en klikken op de roze button waarop staat 'Opties generen'. Planbot zal je vervolgens misschien vragen om een start- en einddatum, waarna je weer kan klikken op 'Opties genereren'.
Ta-da! Als het goed is, zie je hierna planning opties staan waaruit je kan kiezen. Eén van deze opties springt eruit met een groen blaadje. 🌱 Dit is de meest duurzame planning optie, die ervoor zorgt dat je nog meer tijd en kilometers bespaart. Je kan vanaf hier verschillende acties ondernemen: