Het klantportaal staat centraal in het gebruik van Bessy. Hier komen jouw klanten om zelf hun afspraak in te plannen en het is natuurlijk van belang dat dit soepel verloopt. Op deze pagina laten we zien hoe jouw klant zijn of haar afspraak in kan plannen.

Een afspraak inplannen

Via het klantportaal is jouw afspraak binnen no-time ingepland.

1. Het portaal openen

In de meeste gevallen zal er via de mail een uitnodiging verstuurd worden om de klant zelf een afspraak te laten inplannen. Wanneer de klant op de afspraaklink klikt, dan opent het klantportaal. Er worden on-the-fly afspraak opties gegenereerd!

2. Een afspraak optie kiezen

De klant kan nu zelf één van de voorgestelde opties kiezen of aangeven dat deze moment niet uitkomen. Dit laatste scenario bespreken we verder op deze pagina.

3. De afspraak is bevestigd

Na het kiezen van een afspraak optie wordt de afspraak direct ingepland. De klant ziet de bevestiging en in scherm en krijgt ook nog een bevestiging via de mail. Zo snel kan het gaan!

Uitzonderlijke scenario's

Hoewel Planbot ervoor zorgt dat een groot deel van de planning geautomatiseerd wordt, zullen er af en toe scenario's zijn waarbij het inplannen niet in één keer lukt.

📘

Teksten personaliseren

Alle teksten in het portaal zijn te personaliseren. Zo bepaal je zelf wat jouw klanten precies in beeld krijgen. Lees hier meer over het portaal configureren.

De opties komen niet uit

Het kan voorkomen dat de opties niet uitkomen. In dat geval klikt dat klant op 'Deze opties komen mij niet uit', waarna een bericht achtergelaten kan worden aan backoffice medewerkers.

Geen opties beschikbaar

Wanneer de planning helemaal vol zit of wanneer de klant zich buiten jouw plangebied bevindt, kan het zijn dat er geen opties gevonden kunnen worden. Dit is direct zichtbaar in de backoffice zodat een medewerker daar snel op kan reageren door contact op te nemen met de klant.

Extra portaal features

Om de klant meer vrijheid te geven in het maken van een afspraak, zijn er twee features waarmee je het planproces in het klantportaal kunt uitbreiden. Hier kun je meer lezen over het portaal configureren.

Extra afspraak opties aanvragen

Je kunt de klant de mogelijkheid geven om extra afspraak opties aan te vragen wanneer de eerste paar opties niet uitkomen. Dit vergroot de kans dat de klant alsnog zelf de afspraak inplant.

Voorkeursdatum doorgeven

Om de klant echt volledige vrijheid te geven in het bepalen van de afspraak, kun je de mogelijkheid geven om zelf een voorkeursdatum te selecteren. Als de eerste opties niet uitkomen, kunnen ze vervolgens zelf in een kalender aangeven op/rond welke datum ze afspraak opties willen genereren.

🚧

Consequentie van vrijheid in het plannen

Hoe meer vrijheid je aan klanten geeft om zelf hun afspraak datum te bepalen, hoe meer kans er is dat de routes en de planning minder optimaal wordt gemaakt.