Wil je de Outlook agenda van een app gebruiker koppelen aan je Bessy omgeving? In deze guide lees je precies hoe je dat kan doen in een paar simpele stappen.

Outlook agenda koppeling maken

Het koppelen van de Outlook agenda van de app gebruiker aan jouw Bessy omgeving kan zowel via de backoffice als de app. Waar stel jij de koppeling in? 👇

1. Klik op 'Outlook agenda' in het configuratiescherm. 
2. Klik op het kalender-icoon achter de naam van de gebruiker.
3. Log in met jouw Outlook account gegevens.
4. Geef Bessy toegang tot je agenda.
5. Selecteer de juiste agenda.
6. Kies of je wilt dat de agenda van de app gebruiker niet, gedeeltelijk of helemaal wordt opgehaald in Bessy.
7. Klik op 'Bevestigen'.

📘

Agenda delen met beheerder

Door in Outlook alle agenda's te delen met een beheerder kan deze persoon voor iedere gebruiker de juiste agenda koppelen met Bessy. Dit kan in Outlook onder Instellingen > Agenda > Gedeelde agenda's.

Titel en omschrijving aanpassen

Je kunt zelf instellen welke informatie naar Outlook wordt gesynchroniseerd. De naam van de afspraak en de omschrijving van de afspraak staan al standaard ingesteld, maar je kan dit uitbreiden met tekst en andere variabelen.

1. Klik op 'Outlook agenda' in het configuratiescherm.
2. Klik op het tandwiel rechtsboven in het scherm.
3. Pas de titel en omschrijving van het agenda item aan naar wens. Je kunt hier dezelfde variabelen gebruiken als in de e-mail templates.
4. Na het aanpassen van de titel en omschrijving kan je kiezen of je:
   • Afspraken naar Outlook wil synchroniseren
   • Opties naar Outlook wil synchroniseren
   • De afwezigheid vanuit Outlook wil synchroniseren
5. Klik op 'Klaar' om de instellingen op te slaan.

📘

Linken naar een afspraak

Je kan ook een link naar de afspraak in de Bessy app toevoegen. Dit doe je door het toevoegen van de variabel ${user-task-app-url}. Selecteer vervolgens de variabel en voeg als link dezelfde variabel nogmaals toe. Nu is het een hyperlink geworden die de afspraak direct in de Bessy app opent.

Notificatie van wijzigingen in de Outlook-koppeling

Met een actieve koppeling tussen Bessy en Outlook worden afspraken en/of afwezigheden gesynchroniseerd tussen beide systemen. Het kan echter voorkomen dat de autorisatie voor de koppeling wordt ingetrokken door een verandering bij Outlook. Om op de hoogte te blijven van statuswijzigingen in de koppeling, kun je een mail sturen naar de beheerder wanneer de status wijzigt.

Hieronder zie je een voorbeeld voor een koppeling met Outlook Agenda. Je ziet hier zowel een voorbeeld van de automation als de bijbehorende mail templates. Uiteraard kun je dit zelf verder vormgeven zoals je wilt.

• Trigger: Agenda's ➝ Outlook agenda koppeling ➝ Selecteer de gewenste optie:
  • Aangemaakt: Wanneer een nieuwe koppeling geactiveerd wordt.
  • Verbroken: Wanneer de koppeling is verbroken vanuit Outlook.
  • Verwijderd: Wanneer een gebruiker in Bessy zelf de koppeling weghaalt.
• Actie: Berichten ➝ Stuur e-mail ➝ Selecteer een template en ontvanger.

Op bovenstaande manier krijg je een mailtje wanneer een nieuwe koppeling is gemaakt, maar ook als een koppeling is verbroken. Met daarbij uiteraard de gegevens van de betreffende koppeling. Zo blijf je altijd up-to-date!