Planbot helpt je bij het inplannen van een afspraak door automatisch de beste afspraakopties voor te stellen. Op deze pagina lees je hoe je Planbot gebruikt om afspraken efficiënt in te plannen.

📘
Planbot AI
Bij het genereren van de planning opties houdt Planbot rekening met allerlei belangrijke factoren. Lees hier hoe Planbot voor jou de beste opties genereert: Planbot AI.

Plannen via het klantportaal

Via het klantportaal van Bessy kunnen klanten zelf hun afspraak inplannen met behulp van Planbot. In het klantportaal kiest de klant zelf een afspraakoptie die voor hem uitkomt en past binnen de planning en routes.

Richt een automation in waardoor automatisch een e-mail wordt verstuurd naar de klant met daarin een uitnodiging om een afspraak in te plannen. Zie Praktische automations voor een voorbeeld.
De klant krijgt een gepersonaliseerde e-mail met daarin een link naar het klantportaal.
De klant komt in het klantportaal en ziet daar direct 3 afspraak opties klaar staan die zojuist door Planbot voor deze afspraak zijn gegenereerd.
De klant bevestigt een van de getoonde opties en de afspraak wordt direct ingepland.

📘
Het klantportaal
Hierboven is de 'happy flow' van het inplannen omschreven. Het kan natuurlijk voorkomen dat de gegenereerde opties niet uitkomen bij de klant. Lees hier alles over het klantportaal en de verschillende scenario's die voor kunnen komen tijdens het planproces: Het klantportaal.

Plannen vanuit de backoffice

Hoewel je zoveel mogelijk geautomatiseerd wilt inplannen, is er in de backoffice ook de mogelijkheid om Planbot afspraak opties te laten genereren. Erg handig als je de klant aan de telefoon hebt bijvoorbeeld.

Ga naar het planbord en klik op een afspraak.
Klik op de knop 'Opties genereren' in het witte venster.
Klik eventueel rechtsboven de opties op het +-icoon om extra opties te genereren.
Klik op een van de opties om deze te bevestigen.

Handmatig plannen

Uiteraard is er ook nog de mogelijkheid om handmatig afspraken in te plannen.

Open het planbord in de backoffice.
Zoek rechts in het scherm de gewenste afspraak op met behulp van de zoekbalk.
Sleep een openstaande afspraak naar de gewenste tijd en gebruiker in het planbord. Je kan dit meerdere keren herhalen om verschillende planning opties te genereren.
Als je in de backoffice direct een optie wilt bevestigen, dan klik je op het vinkje om de afspraak in te plannen.
Je kunt de planning opties ook opslaan. Zo blijven deze opties gereserveerd in de agenda staan en kun je bijvoorbeeld contact opnemen met de klant.

📘
De klant laten bevestigen
Nadat jij de opties hebt gegenereerd in de backoffice kun je er ook voor kiezen om deze opties via de mail naar de klant te versturen. De klant kan vervolgens een van de opties bevestigen om de afspraak in te plannen.