Er kunnen verschillende redenen zijn waarom je afspraken en locaties in je Bessy omgeving wil afschermen voor bepaalde gebruikers. Misschien werk je wel met externe partijen, die omwille van privacy geen inzicht mogen hebben in al je klantgegevens. Of wil je graag dat medewerkers alleen afspraken zien van de opdrachtgevers waarvoor zij werken. Wat je reden ook is, door het beheren van toegang voor groepen en gebruikers, kan je veiliger en doelgerichter werken.

Afspraaktoegang van buitendienst gebruikers

Het kan voor buitendienst gebruikers fijn zijn om hun afspraken te bekijken in de backoffice. Ze kunnen hier namelijk makkelijk filteren in het afspraakoverzicht, uitgevoerde afspraken inzien en eigen afspraken herplannen. Uiteraard is het voor hen niet nodig om alle afspraken te zien, maar enkel de afspraken waaraan zij zijn toegewezen of voor zijn ingepland. Dit kun je super eenvoudig regelen door de gebruiker uit de company-groep te halen.

1. Klik op 'Gebruikers' in het configuratiescherm.
2. Klik op de gebruiker waarvoor je backoffice toegang wilt beperken.
3. Bovenaan zie je de groep 'Company'. Klik op het kruisje om de gebruiker hieruit te verwijderen.

📘

Afspraken in de buurt

Wanneer je buitendienst gebruikers uit de Company groep verwijdert, dan zal deze gebruiker onder Afspraken in de buurt alleen nog de afspraken zien waar de gebruiker expliciet toegang tot heeft of zelf voor is ingepland.

Afspraaktoegang voor externe gebruikers

Werken er externen in je backoffice? Dan wil je waarschijnlijk dat zij beperkt toegang hebben tot afspraken en klantgegevens. Op deze manier houd je niet alleen de omgeving overzichtelijk, maar zorg je er ook voor dat de privacy van klanten goed wordt beschermd.

Stap 1: Nieuwe groep aanmaken

1. Klik op 'Groepen' in het configuratiescherm.
2. Klik op de + button rechtsboven in het scherm.
3. Geef de nieuwe groep een naam.
4. Klik op 'aanmaken'.

Stap 2: Gebruikers aan de juiste groepen toevoegen

1. Klik op 'Gebruikers' in het configuratiescherm.
2. Klik op de gebruiker waarvoor je toegang wilt beperken.
3. Bovenaan zie je de groep 'Company'. Klik op het kruisje om de gebruiker hieruit te verwijderen.
4. Klik linksboven op het groep-icoon.
5. Selecteer de groep waaraan je deze gebruiker wil toevoegen.
6. Klik op 'Toevoegen'.

Stap 3: De groep aan een afspraaktype koppelen (optioneel)

Om een groep externen standaard toegang te geven tot een bepaalde afspraaktype, kun je het volgende doen:

1. Klik op 'Afspraaktypen' in het configuratiescherm.
2. Klik op de betreffende categorie waar je de externen toegang tot wil geven.
3. Klik op de betreffende afspraaktype waar je de externen toegang tot wil geven.
4. Selecteer onder 'Groepen' de groep met de externe gebruikers.

Werken voor verschillende opdrachtgevers

Heb jij verschillende opdrachtgevers? En zijn er een aantal vaste medewerkers die alleen werken voor een van deze opdrachtgevers? Dan kan je ervoor kiezen om deze gebruikers alleen toegang te geven tot afspraken die vallen onder die specifieke opdrachtgever. Volg simpelweg de 3 stappen hierboven onder het kopje 'afspraaktoegang voor externe gebruikers' om dit in te stellen.

Zichtbaarheid van menu-items

Je kunt de menu-items in de sidebar zichtbaar maken voor een bepaalde groep. Op deze manier kun je er bijvoorbeeld voor zorgen dat een externe medewerker alleen zicht heeft in zijn of haar eigen planbord. Of je kunt de zichtbaarheid van het dashboard beperken tot het management en de planners. Zo ziet iedereen alleen wat die nodig heeft en blijft het lekker overzichtelijk.

1. Klik op 'Backoffice sidebar' in het configuratiescherm.
2. Klik op het menu-item waarvoor je de zichtbaarheid wilt wijzigen.
3. Onder 'zichtbaarheid' kun je selecteren welke groepen deze knop in de sidebar mogen zien.