Met Bessy Connect kun je eenvoudig twee verschillende Bessy omgevingen aan elkaar koppelen. Op deze manier kunnen opdrachtgevers naadloos samenwerken met opdrachtnemers.

Rollen binnen de koppeling

Bij een koppeling zijn er twee partijen:

• Versturende partij: degene die afspraken inplant (opdrachtgever)
• Ontvangende partij: degene die afspraken ontvangt en uitvoert (opdrachtnemer)

Koppeling maken

Zorg dat in beide omgevingen een gebruiker is aangemaakt die je wilt koppelen. Je kan hier lezen hoe je een gebruiker kan toevoegen: Gebruikers.

Stap 1: Ontvangende omgeving

1. Open het configuratiescherm en klik op 'Bessy Connect'.
2. Klik op +.
3. Kies voor 'Ontvang afspraken'.
4. Kies de gebruiker waarvoor je afspraken wilt ontvangen.
5. Klik op 'Code ophalen'.
6. Je krijgt een connectiecode.  

Stap 2: Versturende omgeving

1. Open het configuratiescherm en klik op 'Bessy Connect'.
2. Klik op +.
3. Kies voor 'Verstuur afspraken'.
4. Kies de gebruiker die gekoppeld wordt.
5. Plak de connectiecode van de ontvangende partij.
6. Klik op 'Verbinding maken'.

De koppeling is nu actief ✅

Beschikbaarheid beheren

De ontvangende partij kan voor een gekoppelde gebruiker zelf aangeven wanneer hij/zij open staat voor externe afspraken.

1. Open het configuratiescherm en klik op 'Bessy Connect'.
2. Klik op de nieuwe koppeling.
3. Klik op de naam van de gebruiker.
4. Klik op het "bewerken-icoon" rechts naast een werkdag.
5. In het veld "Beschikbaar voor" kun je jouw beschikbaarheid aangeven:
   • Alleen eigen afspraken
   • Eigen afspraken + Connect
   • Alleen Connect

Wat wordt er gesynchroniseerd?

Tussen de twee partijen wordt alleen data gesynchroniseerd dat nodig is voor het plannen en uitvoeren van afspraken.

Van opdrachtgever naar opdrachtnemer:

• Afspraken/opties worden als afwezigheid getoond

Van opdrachtnemer naar opdrachtgever:

• Beschikbare werktijden voor Connect
• Vertreklocatie
• Afspraken/opties worden als afwezigheid getoond
• Afwezigheden

Beide partijen kunnen zelf instellen wat er voor de gesynchroniseerde items precies in de agenda van de andere partij wordt getoond. Dit doe je door in het Connect overzicht op de betreffende koppeling te klikken.

🚧

Let op: wijzigingen in deze instellingen worden niet met terugwerkende kracht toegepast. Alleen als je een afspraak aanpast, wordt de nieuwe weergave toegepast.

Een koppeling verwijderen

Je maakt de koppeling altijd vanuit beide omgevingen. Zodra één van de twee de koppeling verwijdert, wordt deze automatisch aan beide kanten opgeheven. Toekomstige afspraken en afwezigheden van de andere partij worden dan uit de planning gehaald. Historische gegevens blijven gewoon bewaard en inzichtelijk voor beide bedrijven.

Licentiebeheer

Bij een actieve koppeling wordt de gebruiker altijd betaald door de ontvangende omgeving. Hierdoor kunnen bedrijven efficiënt samenwerken zonder dubbele licentiekosten. Zodra de koppeling wordt beëindigd, verandert dit automatisch: als de gebruiker in de versturende omgeving nog actief is, zal deze in beide omgevingen weer een licentie innemen.