Planning opties genereren met behulp van Planbot is natuurlijk erg handig, maar misschien wil je wel graag weten hoe Planbot precies werkt. Op deze pagina leggen we uit wat bepalende factoren zijn en hoe Planbot uiteindelijk tot de beste opties komt.

Zo werkt Planbot AI

Wanneer jij op de knop klikt om opties te genereren, gaat er op de achtergrond razendsnel een heel proces draaien. Tijdens het zoeken naar de beste opties wordt o.a. rekening gehouden met de volgende factoren:

• Werktijden van iedere gebruiker
• Afwezigheden
• Reeds geplande afspraken
• Vertreklocaties
• Teams (wie mag wat doen?)
• Reserveringen & alternatieve vertreklocaties vanuit 'plannen in beschikbaarheid'
• Planbot configuratie (planningsperiode, max. reistijden, etc.)

Op basis van al deze factoren bepaalt Planbot eerst alle mogelijke opties waar de afspraak ingepland zou kunnen worden. Tijdens dit proces wordt er ook direct gekeken of de planning van een dag nóg optimaler gemaakt kan worden door afspraken in de huidige planning te verschuiven binnen de ingestelde speling (mits automatisch optimaliseren is geactiveerd).

Nadat alle mogelijke opties op een rijtje zijn gezet, worden deze gerangschikt op basis van route-efficiëntie. De opties die uiteindelijk het minste impact hebben op de huidige planning zullen worden getoond aan de gebruiker of klant.

Veel gestelde vragen

Waarom worden er geen opties gevonden? Het kan voorkomen dat Planbot geen afspraak opties kan vinden. Dit kan meerdere oorzaken hebben. Zo kan het zijn dat er niemand ingepland mag worden voor de betreffende afspraaktype. Controleer hiervoor of de teams goed zijn geconfigureerd. Ook kan het zijn dat de locatie niet binnen de ingestelde maximum reistijden valt. Controleer hiervoor de Planbot configuratie. Tot slot kan het zijn dat de periode waarbinnen Planbot opties mag zoeken simpelweg volgepland is. In dit geval moet de planning periode uitgebreid worden in de Planbot configuratie.

Waarom wordt medewerker x niet ingepland voor deze afspraak? Dit kan twee oorzaken hebben. Het kan zijn dat het voor een andere medewerker gunstiger is om voor deze afspraak ingepland te worden. Zelfs als de winst minimaal is, zal Planbot logischerwijs kiezen voor de meest gunstige optie binnen de ingestelde periode. Daarnaast kan het ook zijn dat de betreffende medewerker niet ingepland mag worden omdat hij/zij niet in het juiste team is toegevoegd. Je kan hier lezen hoe je de teams goed inricht

Waarom wordt de afspraak over twee weken pas ingepland terwijl er volgende week al plek is? In dit geval zal de optie over twee weken zorgen voor een optimalere routeplanning dan de optie die volgende week beschikbaar is. Zelfs als de winst minimaal is, zal Planbot kiezen voor de meest gunstige optie. Planbot kijkt hierbij eerst naar dagen waar al een afspraak op is ingepland. Als hier geen gunstige opties gevonden kunnen worden, start Planbot pas een nieuwe dag.