Automations

Verstuur automatisch een afspraak uitnodiging zodra een afspraak in Bessy is aangemaakt.

• Trigger: Taken ➝ Gebeurtenis ➝ Taak aangemaakt
• Actie: Berichten ➝ Stuur e-mail ➝ Selecteer een template en ontvanger.

Verstuur automatisch een herinnering om een afspraak in te plannen als de afspraak na een x aantal dagen nog steeds open staat.

Hiervoor wordt er iedere dag gecheckt wanneer de afspraak uitnodiging is verstuurd. Is dit een x aantal dagen geleden en is de afspraak nog niet ingepland? Dan wordt de herinnering verstuurd.

• Trigger: Tijd ➝ Elke dag ➝ Selecteer een tijdstip waarop de aankondiging verstuurd wordt.
• Collector: Taken ➝ Taken gemaild ➝ Selecteer een template en het aantal dagen geleden dat de vorige mail is verstuurd.
• Filter: Taken ➝ Status is ➝ Selecteer 'Open'.
• Actie: Berichten ➝ Stuur e-mail ➝ Selecteer een template en ontvanger.

Als een bewoner afspraak opties aanvraagt worden er tijdsloten in de agenda gereserveerd. Als deze opties verlopen zonder dat een van de opties is gekozen, wil je graag dat de gereserveerde tijdsloten geannuleerd worden.

• Trigger: Tijd ➝ Elke minuten ➝ Voer het aantal minuten in (geadviseerd: 5).
• Collector: Planbot ➝ Alle verlopen
• Filter: Planbot ➝ Is gegenereerd door Planbot
• Actie: Planbot ➝ Opties annuleren

Wanneer een afspraak is ingepland door de bewoner of door een backoffice medewerker kun je automatisch een bevestiging versturen.

• Trigger: Taken ➝ Gebeurtenis ➝ Taak ingepland
• Actie: Berichten ➝ Stuur e-mail ➝ Selecteer een template en ontvanger.

📘

Tip: Verwijder tags

Nu de afspraak is ingepland kun je direct ook eventuele tags verwijderen die te maken hadden met het inplannen van de afspraak, zoals de 'Niet ingepland' of 'Geen opties gevonden' tag.

• Actie: Overige ➝ Verwijder tag ➝ Selecteer een tag.

Als een afspraak wordt verplaatst, dan is het fijn als de bewoner direct een bevestiging van de nieuwe planning ontvangt. We willen deze wijziging echter alleen versturen als de afspraak is verplaatst buiten de toegestane speling. Anders zouden bewoners iedere keer een mail ontvangen als Bessy de planning optimaliseert.

• Trigger: Taken ➝ Gebeurtenis ➝ Herpland
• Filter: Taken ➝ Is gepland binnen aankomst range ➝ Selecteer 'Is niet'
• Actie: Berichten ➝ Stuur e-mail ➝ Selecteer een template en ontvanger.

Als de planning van een afspraak wordt verwijderd door annulering vanuit de backoffice of door bewoners zelf, dan kun je daar direct een bevestiging van versturen.

• Trigger: Taken ➝ Gebeurtenis ➝ Planning verwijderd
• Actie: Berichten ➝ Stuur e-mail ➝ Selecteer een template en ontvanger.

📘

Tip: Tag toevoegen

Voeg een tag toe als de planning is verwijderd door de bewoner zelf. Zo heeft de backoffice daar direct zicht op. Lees hier hoe je zelf een tag kunt aanmaken in jouw Bessy omgeving: Tag aanmaken.

• Filter: Taken ➝ Actie uitgevoerd door ➝ Selecteer 'Klant'
• Actie: Overige ➝ Voeg tag toe ➝ Selecteer een tag

Stuur een dag voor de afspraak een e-mail, zodat bewoners hun afspraken niet vergeten.

• Trigger: Tijd ➝ Elke dag ➝ Selecteer een tijdstip waarop de aankondiging verstuurd wordt.
• Collector: Taken ➝ Gepland over ... dagen ➝ Voer het aantal dagen (1) in.
• Actie: Berichten ➝ Stuur e-mail ➝ Selecteer een template en ontvanger.

De buitendienst kan in de app aangeven wanneer ze onderweg zijn, mits deze functionaliteit is geactiveerd. Dit kan een trigger zijn om een mail te sturen naar de bewoner.

📘

Vertrek en aankomst registratie activeren

Lees hier hoe je de functionaliteit voor vertrek- en aankomsttijd in jouw Bessy omgeving kunt activeren: Buitendienst app configureren.

• Trigger: Taken ➝ Gebeurtenis ➝ Onderweg
• Filter: Taken ➝ Taak veld filter ➝ ${task-status-driving-expected-travel-time} > 0
• Actie: Berichten ➝ Stuur e-mail ➝ Selecteer een template en ontvanger.

Door middel van tags kun je handig bijhouden wat de status van bepaalde afspraken zijn en welke acties zijn uitgevoerd of welke handelingen juist nog gedaan moeten worden. Met automations kun je het toevoegen van de tags automatiseren zodat je nooit meer iets vergeet!

Hieronder volgen enkele voorbeelden.

Afspraak nog niet ingepland

Als een afspraak na een x aantal dagen nog niet door de bewoner is ingepland, dan wil je daar misschien zelf opvolging aan geven door de bewoner bijvoorbeeld zelf te bellen. Daarvoor kun je een x aantal dagen na het versturen van de herinnering een tag 'Niet gepland' toevoegen.

• Trigger: Tijd ➝ Elke dag
• Collector: Taken ➝ Taken gemaild ➝ Selecteer een template en het aantal dagen geleden dat de vorige mail is verstuurd.
• Filter: Taken ➝ Status is ➝ Selecteer 'Open'.
• Actie: Overige ➝ Voeg tag toe ➝ Selecteer een tag

Geen afspraak opties gevonden

Het kan voorkomen dat er geen afspraakopties worden gevonden. De bewoner is dan niet in de mogelijkheid om zelf een afspraak te maken, dus daar wil je van op de hoogte zijn. Er kan automatisch een tag worden toegevoegd wanneer dit gebeurt.

• Trigger: Planbot ➝ Gebeurtenis ➝ Geannuleerd
• Filter: Planbot ➝ Reden geannuleerd ➝ Geen optie(s) gevonden
• Actie: Overige ➝ Voeg tag toe ➝ Selecteer een tag

Bewoner laat bericht achter na afwijzen van afspraak opties

Het kan zijn dat de voorgestelde afspraak opties niet uitkomen voor de bewoner. De bewoner kan de opties dan afwijzen en eventueel een bericht achterlaten. Hier wil je uiteraard van op de hoogte zijn. Daarom kun je automatisch een tag toevoegen wanneer een bewoner een bericht achterlaat.

• Trigger: Planbot ➝ Gebeurtenis ➝ Geannuleerd
• Filter: Planbot ➝ Opties afgewezen door ➝ Klant
• Filter: Planbot ➝ Voorkeur ingevuld
• Actie: Overige ➝ Voeg tag toe ➝ Selecteer een tag

Afspraak verder uitwerken

Na het uitvoeren van een afspraak is het misschien nodig om een dossier uit te werken en te uploaden in een ander systeem. Om dit niet te vergeten kun je na het uitvoeren van een afspraak, automatisch een tag 'Dossier uploaden' toevoegen.

• Trigger: Taken ➝ Gebeurtenis ➝ Uitgevoerd
• Actie: Overige ➝ Voeg tag toe ➝ Selecteer een tag

Het kan zijn dat je voor verschillende afspraaktypen, verschillende mails wilt versturen. Of misschien wil je alleen een mail versturen als een afspraak een specifieke tag bevat. Wat je reden ook is, je kunt in de automations op talloze manier filters toevoegen zodat een actie alleen wordt uitgevoerd wanneer jij dat wilt.

Hieronder zie je een voorbeeld met drie verschillende filters.

Als je bewoners structureel een x aantal keer belt om een afspraak te maken, dan wil je dit misschien loggen zodat je altijd terug kunt zien wanneer je precies gebeld hebt. Je kunt dit netjes bijhouden door steeds een melding te maken wanneer je de bewoner hebt gebeld zonder succes. Na het maken van de melding kun je met een automation de taak automatisch weer openen. Je kunt dit ook verder uitbreiden door automatisch tags toe te voegen met het aantal keer dat je gebeld hebt.

• Trigger: Taken ➝ Gebeurtenis ➝ Melding
• Filter: Taken ➝ Melding type is ➝ Selecteer melding type
• Filter: Taken ➝ Heeft tag ➝ Selecteer de juiste tags
• Actie: Overige ➝ Voeg tag toe ➝ Selecteer een tag
• Actie: Taken ➝ Taak opnieuw openen

Lees hier meer over het configureren van custom meldingen: Meldingen configureren.

Door afspraaktoegang te beheren via automations, kunnen groepen automatisch toegang krijgen tot een afspraak wanneer deze wordt aangemaakt. Dit is met name handig wanneer een afspraak aan bepaalde voorwaarden moet voldoen voordat een groep hier toegang tot mag krijgen.
Lees hier meer over wat groepen zijn en hoe je deze kunt gebruiken om afspraaktoegang te beheren: Taaktoegang beheren.

• Trigger: Taken ➝ Gebeurtenis ➝ Aangemaakt
• Filter: Taken ➝ Soort is ➝ Kies een taaksoort
• Actie: Overige ➝ Voeg groep toe ➝ Kies groep

Uiteraard kan je deze automation uitbreiden met andere filters om taken nog meer te specificeren en/of bepaalde voorwaarden mee te geven.

Voor het last-minute inplannen van afspraken, bijvoorbeeld voor spoedgevallen, kan het handig zijn om een seintje te krijgen wanneer een gebruiker zijn/haar laatste afspraak van die dag heeft uitgevoerd. Zo ben jij direct op de hoogte wanneer iemand inzetbaar is voor het spoedgeval.

• Trigger: Taken ➝ Gebeurtenis ➝ Uitgevoerd
• Filter: Taken ➝ Is laatste taak van de dag
• Actie: Berichten ➝ Stuur e-mail ➝ Selecteer een template en ontvanger.

Je kunt terugkerende afspraken geheel automatisch aanmaken en inplannen. Maak eerst tags aan voor de frequentie(s) waarop afspraken terugkeren. Deze tag zul je eenmalig zelf aan een afspraak moeten toevoegen. Vanaf dat moment zal de automation hieronder na een x aantal dagen een nieuwe afspraak aanmaken met dezelfde details en contactgegevens als de vorige.

• Trigger: Tijd ➝ Elke dag
• Collector: Taken ➝ Actie dagen geleden uitgevoerd ➝ Selecteer "Taak uitgevoerd" door "Alle soorten gebruikers" en vul in na hoeveel dagen een nieuwe taak geopend mag worden.
• Filter: Taken ➝ Heeft tag ➝ Selecteer de juiste tags
• Actie: Taken ➝ Taak aanmaken ➝ Vink aan "Tags overnemen", "Taaksoort overnemen" en "Tijdsduur overnemen" (van de vorige taak). De andere velden kun je leeg laten.