Met shifts bepaal je welke gebruiker wanneer en waarvoor ingezet kan worden. Shifts vormen de basis van je planning. Je maakt een shift aan met een template. In deze template leg je onder andere vast welk type afspraak er ingepland mag worden, bij welke gebruikers deze ingepland mogen worden en selecteer je planning configuraties. Deze configuraties bepalen hoe Planbot AI omgaat met het inplannen van afspraken binnen deze shifts.

Hieronder nemen we je mee in het aanmaken van een shift template.

Nu je hebt gezien hoe templates zijn opgebouwd, kun je zelf aan de slag. Op deze pagina lees je per onderdeel nog eens wat je kunt instellen.

Templates beheren

Templates gebruik je bij het aanmaken van een shift. Een template bevat de basisinstellingen van een shift, zoals afspraaktypen, tags, afwijkende start- en eindlocaties en planning configuraties.

Template aanmaken

Volg deze stappen om een template aan te maken:

Navigeer naar shifts in de sidebar
Klik rechtsboven op het tandwiel
Ga naar templates
Klik op het plusje om een nieuwe template aan te maken
Vul de instellingen in:

Actief/niet actief: Bepaalt of de template beschikbaar is bij het aanmaken van shifts
Naam: De naam van de template (bijv. Dagdienst)
Gebruiker(s): Kies de gebruiker(s) voor wie deze template is bedoeld
Afspraak type: Bepaalt welke afspraaktype(n) binnen deze shift uitgevoerd kunnen worden
Tags: Handig om bijvoorbeeld projecten te onderscheiden
Start- en eindlocatie: Eventuele afwijkende locatie waar de shift begint en eindigt
Planning configuratie: Bepaalt waarmee Planbot AI rekening houdt (pauzes, reistijd, etc.)
Icoon en kleur: Voor herkenbaarheid op het shiftbord

Maak de template aan

Template aanpassen

Je kunt een template eenvoudig aanpassen:

Navigeer naar shifts in de sidebar
Klik rechtsboven op het tandwiel
Ga naar templates
Open de template die je wilt aanpassen
Voer de gewenste aanpassingen door
Klik op opslaan

De aanpassingen worden direct toegepast op de shifts met deze template.

Template verwijderen

Navigeer naar shifts in de sidebar
Klik rechtsboven op het tandwiel
Ga naar templates
Open de template die je wilt verwijderen
Klik op het prullenbakje rechtsboven

📘
Wordt de prullenbak niet getoond? Dan is de template gekoppeld aan een of meerdere shifts en kan deze niet worden verwijderd. Je kunt de template op non-actief zetten door het 'actief' vinkje uit te schakelen.

Planning configuratie

Met planning configuraties geef je aan waarmee Planbot AI rekening moet houden bij het plannen van afspraken binnen een shift, zoals de totale maximale reistijd of de reistijd aan het begin/ einde van een route. Daarnaast kun je binnen deze configuratie ook pauzes selecteren en bepalen hoeveel afspraken er maximaal per shift ingepland mogen worden.

Je kunt voor één template meerdere planning configuraties aanmaken. Bij het aanmaken van een shift wordt standaard de eerste configuratie weergeven. Wanneer je meerdere configuraties hebt gekoppeld aan een template, dan kies je bij het aanmaken van een shift de gewenste configuratie.

Configuratie instellen

Volg deze stappen om een planning configuratie aan te maken:

Navigeer naar shifts in de sidebar
Klik rechtsboven op het tandwiel
Ga naar planning configuraties
Klik op het plusje om een nieuwe configuratie aan te maken
Vul de instellingen in:

Actief/niet actief: Bepaalt of de configuratie kan worden gebruikt
Naam: De naam van de configuratie
Omschrijving: Extra toelichting voor intern gebruik
Pauzes: Selecteer één of meerdere pauzes (optioneel)
Reistijd start dag (ja/nee): Reistijd aan het begin van de route valt binnen werktijd
Reistijd einde dag (ja/nee) Reistijd aan het einde van de route valt binnen werktijd
Max reistijd start: Maximale reistijd aan het begin van de route
Max reistijd eind: Maximale reistijd aan het einde van de route
Max invloed op route: Hoeveel invloed de reistijd voor een extra afspraak mag hebben op de route
Max reistijd dag: Totale reistijd toegestaan
Snelheidsfactor: Factor waarmee totale afspraaktijd wordt berekend
Max afspraken per dag: Het maximaal aantal afspraken dat binnen een shift ingepland mag worden

Maak de configuratie aan

Tips

Begin met het aanpassen van de standaard configuratie voordat je meerdere varianten maakt.
Een configuratie kan voor meerdere templates worden gebruikt
Houd configuraties in het begin zo simpel mogelijk.
Maak alleen extra configuraties als er echt verschillen nodig zijn (bijv. per gebruiker, team of locatie).

📘
Voorbeelden
Je kunt de standaard planning configuratie aanpassen, of een nieuwe aanmaken voor een specifieke locatie, team of gebruiker.

Pauzes

Binnen shifts kun je werken met pauzes. Het gebruik van pauzes is optioneel. Kies je voor het aanmaken van pauzes, dan kun je deze meenemen in de planning configuratie. Dit betekent dat:

Planbot AI rekening houdt met het ingestelde pauze blok en de pauze zo optimaal mogelijk in de route plant.
De beschikbare tijd binnen een shift hierop wordt aangepast.

Om pauzes te gebruiken, koppel je ze aan een planning configuratie. Deze configuratie kan worden geselecteerd bij het aanmaken van een shift.

Pauzes instellen

Volg deze stappen om een pauze aan te maken:

Navigeer naar shifts in de sidebar
Klik rechtsboven op het tandwiel
Ga naar pauzes
Klik op het plusje om een nieuwe pauze aan te maken
Vul de instellingen in:

Actief/niet actief: Bepaalt of de pauze kan worden gebruikt in configuraties
Naam: De naam van de pauze (bijv. Lunchpauze)
Omschrijving: Extra toelichting voor intern gebruik
Starttijd en eindtijd: De periode waarbinnen de pauze ingepland moet worden
Tijdsduur: Hoe lang de pauze duurt

Klik op Aanmaken

Je kunt meerdere pauzes aanmaken, welke je in de planning configuratie kan selecteren.

Pauzes verwijderen

Volg deze stappen om een pauze te verwijderen:

Navigeer naar shifts in de sidebar
Klik rechtsboven op het tandwiel
Ga naar pauzes
Klik op de pauze die je wilt verwijderen
Klik op het prullenbakje rechtsboven

📘
Wordt de prullenbak niet getoond?
Dan is de pauze gekoppeld aan een of meerdere planning configuraties en kan deze niet worden verwijderd. Je kunt de pauze op non-actief zetten door het 'actief' vinkje uit te schakelen.