Shifts vormen de basis van je planning. Met shifts bepaal je welke gebruiker wanneer en waarvoor ingezet mag worden. Alle afspraken worden ingepland binnen deze shifts. Op deze pagina lees je hoe deze zijn opgebouwd en leggen we uit hoe Bessy AI shifts gebruikt voor het inplannen van afspraken.

Shifts en templates

Je maakt een shift aan op het shiftbord voor een gebruiker op een specifieke datum en tijd. Bij het aanmaken van een shift selecteer je een template. Een shift template bepaalt welke afspraken ingepland morgen worden.

Een template is als volgt opgebouwd: Het bevat de gebruiker(s) voor wie de template is bedoeld, de type afspraken die zij mogen uitvoeren, eventuele tags, afwijkende vertreklocaties en planning configuraties. Ook geef je een icoon en kleur mee, waarmee je overzicht creëert op het shiftbord. De instellingen uit de gekozen template worden automatisch toegepast op de shift. Hierdoor hoef je niet iedere keer dezelfde instellingen opnieuw in te voeren.

Je leest hier hoe je shift templates beheert.

Opbouw van een shift

Een shift is als volgt opgebouwd:

• Een gebruiker
• Een datum en tijd
• Een shift template

Optioneel kun je hieraan toevoegen:

• Een herhaling
• Een specifieke planning configuratie

Op basis van deze instellingen bepaalt Bessy AI welke afspraken binnen een shift ingepland kunnen worden.

Herhaling

Je kunt een shift aanmaken voor één dag, shifts herhalen (per dag, week, maand of jaar) en uitzonderingen toevoegen. Ook kun je een losse shift verwijderen zonder de rest te beïnvloeden, of juist een hele reeks in één keer verwijderen. Dit maakt je planning nog flexibeler, omdat je terugkerende patronen kan aanhouden, maar ook gemakkelijk kan inspelen op veranderingen.

Planning

Met planning configuraties geef je aan waarmee Bessy AI rekening moet houden bij het plannen van afspraken binnen een shift, zoals de maximale reistijd aan het begin/ einde van een route. Daarnaast kun je binnen deze configuratie ook pauzes selecteren en bepalen hoeveel afspraken er maximaal per shift ingepland mogen worden.

In een template kun je één of meerdere planning configuraties selecteren. Bij het aanmaken van een shift wordt standaard de eerste configuratie weergeven. Wanneer je meerdere configuraties hebt gekoppeld aan een template, dan worden deze bij het aanmaken van een shift weergeven en kan je de gewenste instellingen selecteren.

Lees hier meer over de planning configuraties

Plannen in shifts activeren

Zodra je plannen in shifts activeert, vervallen werktijden, beschikbaarheden en teams. Afspraken worden alleen nog maar gepland in de aangemaakte shifts. Om te starten met plannen in shifts volg je onderstaande stappen:

1. Shift templates aanmaken
2. Planning configuraties aanmaken (optioneel)
3. Pauzes aanmaken (optioneel)
4. Shifts inplannen bij gebruikers
5. Plannen in shifts activeren via Configuratie > Planning configuraties

Shifts vervangen de planbot instellingen, werktijden, teams en beschikbaarheden zoals je deze gewend bent. Bessy plant afspraken alleen nog maar in de door jou aangemaakte shifts.

Guides

Shift aanmaken

Shift bewerken

Shift verwijderen