Afspraaktypen en categorieën indelen

Er zijn verschillende manieren om afspraaktypen en categorieën in te delen. Voordat je begint, helpt het om na te denken over de verschillende soorten werkzaamheden die buitendienstgebruikers uit voeren en hoelang zij hier gemiddeld over doen.

Zo kan het geven van advies voor een vrijstaand huis langer duren van voor een appartement, of duurt het installeren van een rolgordijn langer dan het opmeten ervan. Deze tijdsduur is een belangrijke factor in de planning.

Hieronder delen we een stappenplan waarmee je gemakkelijk kunt bepalen op welke manier je categorieën kunt indelen.

Maak een overzicht van alle werkzaamheden

Schrijf eerst alle type afspraken die je uitvoert op. Denk bijvoorbeeld aan adviesgesprekken, inmeten, installaties, onderhoud of storingen.

Zoek naar overeenkomsten

Vervolgens bekijk je welke afspraken veel op elkaar lijken. Over het algemeen zijn er twee manieren om deze in te delen:

Optie 1 (Op basis van het type afspraak)
Groepeer afspraken met hetzelfde doel, bijvoorbeeld:

• Inmeten
• Advies
• Installatie
• Onderhoud

Optie 2 (Op basis van de situatie of opdrachtgever)
Groepeer afspraken die binnen dezelfde context vallen, zoals:

• Particulier / zakelijk
• Opdrachtgever A / opdrachtgever B
• Woningtype (appartement, hoekwoning, vrijstaandewoning)

Tip: Pak een vel papier of een spreadsheet en geef afspraaktypen die bij elkaar horen dezelfde kleur. Zo zie je snel welke categorieën logisch zijn voor jouw organisatie.

Maak categorieën

Je kunt nu categorieën aanmaken op basis van de groepen uit stap 2. Categorieën aangemaakt? Dan kun je afspraaktypen gaan toevoegen. Op deze pagina lees je meer over het aanmaken en beheren van afspraaktypen.