Met Bessy Connect kun je eenvoudig twee verschillende Bessy omgevingen aan elkaar koppelen. Dit is ideaal wanneer je als opdrachtgever taken wilt inplannen bij andere partijen, of juist wanneer je als opdrachtnemer opdrachten uitvoert voor bedrijven die ook Bessy gebruiken.

In plaats van in meerdere omgevingen apart te moeten inloggen of dubbele accounts te gebruiken, werk je met Bessy Connect gewoon in je eigen vertrouwde omgeving. Alle taken, afwezigheden, checklists en rapportages blijven op de juiste plek, maar jij houdt overzicht en controle.

Wat is Bessy Connect?

Met Bessy Connect kun je:

Twee Bessy omgevingen met elkaar verbinden
Taken van een opdrachtgever ontvangen in je eigen planning
Taken plannen op basis van de bestaande planning en afwezigheden
De taak uitvoeren met de checklist, omschrijving en bijlagen van de opdrachtgever
Resultaten en opvolging automatisch laten verlopen vanuit de omgeving van de opdrachtgever

👉 Zo blijft alles overzichtelijk en werk je volgens de werkwijze van de opdrachtgever.

Waarom Bessy Connect?

Bessy Connect is vooral handig wanneer je samenwerkt met andere bedrijven die ook met Bessy werken. Denk bijvoorbeeld aan situaties waarin je werkzaamheden uitvoert voor een opdrachtgever, of wanneer je als opdrachtgever opdrachtnemers aanstuurt. In zulke gevallen wil je wel samenwerken, maar zonder dat je telkens hoeft te schakelen tussen verschillende Bessy omgevingen.

Door de Bessy omgevingen te koppelen, kan de opdrachtgever direct taken inplannen in de agenda van het uitvoerende bedrijf. Dit gebeurt op basis van de bestaande planning en afwezigheden, zodat er nooit dubbele afspraken ontstaan. De buitendienst van de opdrachtnemer ziet in de Bessy app duidelijk dat het gaat om een taak van een opdrachtgever, maar kan deze taak gewoon inzien. De instructies, zoals checklists, omschrijving en bijlagen, komen van de opdrachtgever, en ook de opvolging van de taak verloopt automatisch terug naar diens omgeving.

Zo blijft iedereen in zijn eigen Bessy omgeving werken, terwijl de samenwerking toch soepel, efficiënt en overzichtelijk verloopt.

Hoe werkt het?

Rollen binnen de koppeling

Bij een koppeling zijn er twee partijen:

Versturende partij: degene die taken inplant (opdrachtgever)
Ontvangende partij: degene die taken ontvangt en uitvoert (opdrachtnemer)

Je maakt de koppeling altijd vanuit beide omgevingen. Vanuit deze omgevingen ga je gebruikers koppelen aan elkaar. Zodra één van de twee de koppeling verwijdert, wordt deze automatisch aan beide kanten opgeheven. Alleen toekomstige taken en afwezigheden van deze gebruikers worden dan verwijderd; historische gegevens blijven gewoon bewaard en inzichtelijk voor beide bedrijven.

📘
Het is mogelijk om als ontvangende partij meerdere koppelingen met verschillende omgevingen te hebben. Zo kan je taken ontvangen vanuit meerdere opdrachtgevers.

Licentiebeheer

Bij een actieve koppeling wordt de gebruiker altijd betaald door de ontvangende omgeving. Dat betekent dat de gebruiker geen betaalde licentie inneemt in de versturende omgeving. Hierdoor kunnen bedrijven efficiënt samenwerken zonder dubbele licentiekosten. Zodra de koppeling wordt beëindigd, verandert dit automatisch: als de gebruiker in de versturende omgeving nog actief is, zal dit in beide omgevingen weer een licentie innemen.

Koppeling maken

De koppeling start je altijd vanuit de ontvangende partij. Deze partij initieert de koppeling door een connectiecode aan te maken. Met deze code kan de versturende partij vervolgens de koppeling afronden.

Zorg dat je in beide omgevingen een gebruiker aanmaakt. Je kan hier lezen hoe je een gebruiker kan toevoegen. Ga vervolgens naar Configureren > Bessy Connect.

Stap 1: Ontvangende omgeving

Klik op +
Kies voor 'Ontvang taken'
Kies de gebruiker waarvoor je taken wilt ontvangen
Klik op Code ophalen
Je krijgt een connectiecode

Stap 2: Versturende omgeving

Klik op +
Kies voor 'Verstuur taken'
Kies de gebruiker die taken gaat versturen
Plak de connectiecode van de ontvangende kant
Klik op Verbinding maken

✅ De koppeling is nu actief.

In het overzicht kan je terugzien:

Of de koppeling actief is of nog in de voorbereidende fase
Met welke gebruikers en omgevingen de koppeling is gemaakt

Taken en afwezigheden synchroniseren

Wanneer je een koppeling hebt gemaakt tussen twee Bessy omgevingen, worden geplande taken en opties automatisch zichtbaar in de agenda van de andere partij. Dit gebeurt in de vorm van afwezigheden, zodat er rekening wordt gehouden met de bestaande planning en aanwezigheid.

Je kunt per koppeling instellen hoe deze afwezigheden eruit moeten zien. Dit doe je door in het overzicht op de koppeling te klikken. Er zijn instellingen mogelijk aan zowel de ontvangende als de versturende kant.

Aan de ontvangende kant

Taken die je zelf inplant in je agenda (of die uit andere gekoppelde omgevingen komen), worden als afwezigheid doorgegeven aan de opdrachtgever. Zo voorkomt Bessy dubbele planning. Je kunt hierbij instellen:

Welke informatie zichtbaar moet zijn in de externe omgeving (bijv. naam, omschrijving, locatie)
Wat er getoond wordt bij afwezigheid door geplande taken
Wat er getoond wordt bij afwezigheid door opties

Voor de naam en omschrijving kun je gebruik maken van variabelen, zodat deze automatisch worden ingevuld op basis van taakgegevens.

Aan de versturende kant

Ook aan de kant van de versturende partij kun je instellen hoe afwezigheden uit de ontvangende omgeving worden weergegeven. Dit geldt voor:

Wat er getoond wordt in de planning voor geplande taken
Wat er getoond wordt in de planning voor opties

Ook hier kun je gebruik maken van variabelen om de weergave automatisch aan te laten passen aan de situatie.

Let op: wijzigingen in deze instellingen worden niet met terugwerkende kracht toegepast. Alleen als je een taak aanpast, wordt de nieuwe weergave toegepast.

Taken inplannen en aan de slag

Als de koppeling is gemaakt en alle instellingen goed staan, kan de opdrachtgever starten met het inplannen van taken in de agenda van de opdrachtnemer. De taak wordt automatisch toegevoegd aan de planning, rekening houdend met bestaande afspraken en afwezigheden. Vanaf dat moment kan de buitendienst van de opdrachtnemer aan de slag.

Bessy Connect in de buitendienst app

De buitendienst van de opdrachtnemer werkt gewoon in de eigen Bessy omgeving. Taken die zijn ingepland door een opdrachtgever verschijnen automatisch in de app. Deze zijn duidelijk herkenbaar en worden volledig uitgevoerd volgens de werkwijze van de opdrachtgever.

In het overzicht zijn externe taken zichtbaar in het zwart in plaats van het vertrouwde paars. Zo zie je in één oogopslag welke taken afkomstig zijn uit een andere omgeving. Bij elke taak staat ook vermeld vanuit welke Bessy omgeving deze komt.

Wanneer je op een taak klikt, verschijnt een melding met de vraag of je de taak in de gekoppelde Bessy omgeving wil openen. Bevestig je dit, dan wordt de taak geopend en zie je direct de omschrijving, bijlagen en checklist zoals die zijn aangeleverd door de opdrachtgever. Na het uitvoeren van de taak keer je eenvoudig terug naar je eigen Bessy app, om door te gaan met de volgende ingeplande taak.