Op deze pagina lees je hoe je afspraaktypen aanmaakt en beheert. Afspraaktypen zijn altijd ingedeeld in een categorie, dus we moeten eerst een categorie aanmaken.

Categorieën aanmaken en beheren

1. Ga naar het configuratiescherm en klik op 'Afspraaktypen'.
2. Klik op + rechtsboven in het venster.
3. Vul de categorienaam in en geef een korte beschrijving. Je kan ook nog een icoon aan de categorie toevoegen.
4. Als je alle velden hebt ingevuld, kan je de categorie aanmaken.

Je kunt een categorie op deze plek achteraf ook altijd nog wijzigen of verwijderen. Daarnaast kun je hem ook de-activeren (archiveren). Dit is handig als je niet wilt dat deze categorie gekozen kan worden bij het aanmaken van een nieuwe afspraak!

📘

Wordt de prullenbak niet getoond?

Dan zijn er nog afspraken ingepland onder deze categorie en kan deze niet worden verwijderd. Je kan de categorie dan op non-actief zetten door vinkje voor Actief te deselecteren.

Afspraaktypen aanmaken en configureren

1. Ga naar het configuratiescherm en klik op 'Afspraaktypen'.
2. Klik op de gewenste categorie.
3. Klik op '+ Afspraaktype' onderin in het venster.

Vervolgens kun je de afspraaktypen precies configureren zoals je zelf wilt. Hieronder worden alle velden stap voor stap uitgelegd.

Groepen: Hier kun je de groepen selecteren die toegang krijgen tot deze afspraaktype. Alleen deze groepen kunnen een afspraak met deze afspraaktype aanmaken en inzien. Standaard staat dit op 'Company' (iedereen).

Type: Het type werkzaamheid dat deze afspraaktype bevat. Dit is de naam van de afspraaktype.

Afspraaknaam: Een alternatieve naam die de afspraak met deze afspraaktype krijgt. Als dit veld leeg is, dan wordt automatisch het 'type' als afspraaknaam gepakt.

Werkomschrijving: Een standaard omschrijving van de werkzaamheden voor deze afspraaktype.

Checklists: Selecteer hier de checklist(s) die aan de afspraak gehangen moeten worden. Let op: dit veld is alleen zichtbaar als er ten minste één checklist in de omgeving staat.

Tijdsduur: Dit is de standaard tijdsduur die voor de afspraak wordt gekozen.

Verplicht handtekening: Dit zorgt ervoor dat afspraken van deze afspraaktype alleen uitgevoerd mogen worden als er een handtekening is gezet bij de afspraak.

Plannen vanaf*: Geef hier met een getal aan na hoeveel dagen de afspraak ingepland mag worden. Als dit veld leeg gelaten wordt, dan wordt de waarde vanuit de Planbot configuratie gebruikt.

Planbaar vanaf: Geef hier aan vanaf welke datum de afspraak ingepland mag worden.

Speling*: Selecteer hier de gewenste speling voor een afspraak met deze afspraaktype. Binnen deze speling mag een geplande afspraak verschoven worden voor een optimale planning.

Meldingen: Selecteer hier meldingen als alleen specifieke meldingen getoond moeten worden voor afspraken met deze afspraaktype.

Plannen in beschikbaarheid: Selecteer hier 'ja' om afspraken met deze afspraaktype uitsluitend in beschikbaarheden in te plannen. Selecteer 'nee' als er vrij ingepland mag worden. Let op: dit veld is alleen zichtbaar als de module 'plannen in beschikbaarheid' is geactiveerd.

Factuurrelatie: Selecteer een standaard factuurrelatie als deze altijd hetzelfde is voor deze afspraaktype.

Bijlages: Hier kun je een bijlage uploaden die standaard aan iedere afspraak wordt toegevoegd.

Standaard tags: Selecteer standaard tags om deze direct aan de afspraak te hangen wanneer deze wordt aangemaakt.

Afspraak aanmaken: Selecteer hier welke partijen een afspraak met deze afspraaktype mogen aanmaken.

Opties opvragen: Selecteer hier welke partijen afspraak opties mogen aanvragen voor een afspraak met deze afspraaktype.

Extra opties opvragen: Selecteer hier welke partijen extra afspraak opties mogen aanvragen voor een afspraak met deze afspraaktype.

Actief: Hier kun je deze afspraaktype archiveren door het vinkje uit te zetten.

Max. invloed op route*: Hier geef je aan hoeveel reistijd er bij een bestaande route mag komen door een nieuwe afspraak in de planning te zetten. In andere woorden, hoe ver wil je voor een nieuwe afspraak maximaal afwijken van de huidige route?

Maximale reistijd start*: Hier geef je aan hoe lang je maximaal wilt reizen naar de eerste afspraak op een dag.

Maximale reistijd eind*: Hier geef je aan hoe lang je maximaal wilt reizen van de laatste afspraak op een dag terug naar de vertreklocatie.

Herplannen door klant tot: Vul hier in tot hoeveel uur van tevoren de klant de afspraak mag herplannen. Laat je dit veld leeg of vul je 0 in, dan kan de klant de afspraak niet zelf wijzigen.

Annuleren door klant tot: Vul hier in tot hoeveel uur van tevoren de klant de afspraak mag annuleren. Laat je dit veld leeg of vul je 0 in, dan kan de klant de afspraak niet zelf annuleren.

📘

Velden met een sterretje (*)

Deze velden overschrijven de standaard waardes die zijn ingesteld in de algemene Planbot configuratie. Deze velden hoef je dus alleen te gebruiken in het geval dat je echt wilt afwijken van de standaard configuratie!

Zorg ervoor dat de belangrijkste velden zoals type en tijdsduur goed zijn ingevuld. Je kunt op een later moment altijd terugkomen om de configuratie te wijzigen of de afspraaktype te verwijderen.

Afspraaktypen en categorieën indelen

Het is goed om even na te denken over de verschillende werkzaamheden die je doet en hoe je dit kan opdelen. Een belangrijke parameter is de tijdsduur van een bepaald type afspraak. Zo kan het opnemen van een energielabel voor een landhuis langer duren dan voor een appartement, of duurt het installeren van een rolgordijn langer dan het opmeten ervan. Deze tijdsduur is een belangrijke factor in de planning.

Je kunt verschillende afwegingen maken om de categorieën te bepalen. Maak je onderscheid tussen de verschillende type opdrachten die je uitvoert? Of heb je misschien een aantal opdrachtgevers waar je standaard voor werkt en verschillende opdrachten voor doet?

Vervolgens kun je uitdenken wat voor type werkzaamheden (afspraaktypen) je per categorie uitvoert. Zo doe je misschien voor opdrachtgever A de werkzaamheden A, B en C, en doe je voor opdrachtgever B alleen werkzaamheden C en D.

Een goede indeling kan er bijvoorbeeld als volgt uit zien: