Afspraaktypen zijn de standaard werkzaamheden die buitendienstgebruikers uitvoeren. Op deze pagina lees je hoe je afspraaktypen aanmaakt en beheert.

Op onze begrippenpagina leggen we uit wat afspraken, afspraaktypen en -categorieën zijn.

Categorieën aanmaken en beheren

Afspraaktypen zijn altijd ingedeeld in categorieën. Navigeer op het configuratiescherm naar afspraaktypen en klik op de + rechtsboven in het venster om een nieuwe categorie aan te maken. Geef de categorie een naam, een korte beschrijving en selecteer een passend icoon. Als je alle velden hebt ingevuld, kun je een categorie aanmaken.

Verandert er iets in jullie proces of de werkzaamheden die jullie uitvoeren? Dan is het goed om te weten dat je categorieën later ook kunt aanpassen, de-activeren (archiveren) of verwijderen.

📘
Wordt de prullenbak niet getoond?
Dan bestaan er nog afspraaktypen die vallen onder deze categorie, waardoor de categorie niet kan worden verwijderd. Je kunt een categorie altijd de-activeren!

Afspraaktypen aanmaken en configureren

Nadat je een categorie hebt aangemaakt kun je afspraaktypen aanmaken. Navigeer op het configuratiescherm naar afspraaktypen en open de gewenste categorie waaronder je een nieuw afspraaktype wilt aanmaken. Klik op + afspraaktype om een nieuw type afspraak aan de categorie toe te voegen.

Er opent een pop-up met verschillende velden. Deze velden maken het mogelijk om de afspraaktypen te configureren precies zoals je zelf wilt. Goed nieuws, deze velden vul je per afspraaktype één keer in. Bij het aanmaken van een nieuwe afspraak neemt Bessy alle informatie vervolgens automatisch over.


Groepen	Alleen de geselecteerde groep(en) kunnen afspraken van dit type aanmaken en inzien. De standaardgroep is ‘Company’ (iedereen)
Type	De naam van het afspraaktype
Afspraaknaam	Een alternatieve naam die een afspraak van dit type krijgt. Als je dit veld leeg laat, dan krijgen afspraken automatisch de naam van het 'type' hierboven
Werkomschrijving	Een standaard omschrijving van de werkzaamheden
Checklists	Selecteer hier de checklist(s) die aan dit afspraaktype gehangen moeten worden. Let op: dit veld is alleen zichtbaar als er ten minste één checklist in de omgeving is aangemaakt
Tijdsduur	De standaard tijdsduur voor afspraken van dit type
Verplicht handtekening	Ja /Nee Afspraken van dit afspraaktype kunnen alleen worden 'uitgevoerd' als er een handtekening is gezet
Plannen vanaf*	Na hoeveel dagen de afspraak ingepland mag worden. Wanneer je dit veld leeg laat, wordt de waarde uit de planning configuratie overgenomen
Planbaar vanaf	Vanaf welke datum de afspraak ingepland mag worden
Speling*	Binnen deze speling mag een geplande afspraak van dit type verschoven worden voor een optimale planning
Meldingen	Alleen specifieke meldingen die je selecteert worden bij afspraken van dit type getoond
Factuurrelatie	Een standaard factuurrelatie, als deze altijd hetzelfde is voor afspraken van dit type
Bijlages	Bijlage(n) die standaard aan afspraken van dit type moeten worden toegevoegd
Standaard tags	Standaard tags welke direct aan afspraken van dit type worden gehangen bij het aanmaken van een afspraak
Afspraak aanmaken	Wie (app, backoffice en/ of bewoner) afspraken van dit type mogen aanmaken
Opties opvragen	Wie (app, backoffice en/ of bewoner) opties mogen aanvragen voor afspraken van dit type
Extra opties opvragen	Wie (app, backoffice en/ of bewoner) extra opties mogen aanvragen voor afspraken van dit type
Actief	Aan / Uit Archiveer het afspraaktype door het vinkje uit te zetten
Max. invloed op route*	Hoeveel reistijd er aan de bestaande route mag worden toegevoegd om een nieuwe afspraak in de planning op te nemen. In andere woorden, hoe ver wil je voor een nieuwe afspraak maximaal afwijken van de huidige route?
Maximale reistijd start*	Hoe lang er maximaal mag worden gereden van de vertreklocatie naar de eerste afspraak van de dag
Maximale reistijd eind*	Hoe lang er maximaal mag worden gereden vanaf de laatste afspraak van de dag terug naar de vertreklocatie
Herplannen door klant tot	Tot hoeveel uur van tevoren bewoners afspraken van dit type mogen herplannen. Laat je dit veld leeg of vul je 0 in, dan kunnen bewoners de afspraak zelf niet herplannen
Annuleren door klant tot	Tot hoeveel uur van tevoren bewoners afspraken van dit type kunnen annuleren. Laat je dit veld leeg of vul je 0 in, dan kunnen bewoners de afspraak niet zelf annuleren
Toegang verwijderen bij uitplannen	Aan / Uit De toegang tot een afspraak wordt verwijderd wanneer een afspraak van dit type wordt uitgeplant: de buitendienstgebruiker kan de afspraak niet meer terugzien in de app

*LET OP: De velden met een sterretje (*) overschrijven de standaard ingestelde waarden van de algemene planning configuraties. Deze velden hoef je dus alleen te vullen wanneer je de planning configuraties wilt overschrijven.

Zorg ervoor dat de belangrijkste velden zoals type en tijdsduur goed zijn ingevuld. Je kunt op een later moment altijd terugkomen om de configuratie aan te passen of afspraaktype(n) te verwijderen.

📘
Lukt het verwijderen niet?
Een afspraaktype kan niet worden verwijderd wanneer er afspraken van dit type zijn aangemaakt. Om ervoor te zorgen dat afspraaktypen niet meer zichtbaar zijn bij het aanmaken van een nieuwe afspraak, kun je deze archiveren.

Afspraaktypen en categorieën indelen

Het helpt om vooraf goed na te denken over de verschillende werkzaamheden die buitendienstgebruikers uitvoeren en hoe je deze overzichtelijk kunt opdelen. Op onze best practices pagina vind je hiervoor een kort stappenplan om je op weg te helpen.